Mitä yrityksen kannattaa valmistella ennen julkisiin hankintoihin osallistumista?
Julkisiin hankintoihin osallistuminen helpottuu huomattavasti, kun yrityksen perustiedot ovat valmiina. Ennen ensimmäistä tarjousta kannattaa kerätä aineisto, jonka avulla sopivuutta voidaan arvioida nopeasti. Hankintavahti voi auttaa löytämään kilpailutuksia, mutta yrityksen kannattaa silti valmistella oma peruspaketti kuntoon.
Palvelukuvaus selkeäksi
Ensimmäinen valmisteltava asia on selkeä kuvaus siitä, mitä yritys tekee. Julkisissa hankinnoissa ostaja etsii ratkaisua tiettyyn tarpeeseen, joten palvelun pitää olla helposti ymmärrettävä. Liian yleinen kuvaus voi tehdä sopivuuden arvioinnista vaikeaa.
Referenssit ja kokemus
Monissa hankinnoissa pyydetään näyttöä aiemmasta kokemuksesta. Referenssien ei aina tarvitse olla valtavia projekteja, mutta niiden pitää kertoa, että yritys pystyy toteuttamaan vastaavan työn luotettavasti.
- asiakkaan nimi, jos sen saa kertoa
- palvelun sisältö
- toteutuksen ajankohta
- työn laajuus
- lyhyt kuvaus onnistumisesta
Todistukset, vakuutukset ja pätevyydet
Toimialasta riippuen hankinnoissa voidaan edellyttää erilaisia selvityksiä. Näitä voivat olla esimerkiksi vastuuvakuutus, tilaajavastuuseen liittyvät tiedot, pätevyydet tai muut dokumentit. Kun ne ovat valmiina, tarjousvaihe ei hidastu turhaan.
Hinnoittelun perusmalli
Julkisissa hankinnoissa hinnoittelu pitää usein antaa määrämuodossa. Yrityksen kannattaa miettiä jo etukäteen, millä ehdoilla työ on kannattavaa ja missä menee raja, jonka alle ei kannata tarjota.
Seuranta ennen tarjoamista
Kaikki alkaa kuitenkin sopivien hankintojen löytämisestä. Ilman seurantaa valmistelut eivät johda käytännön mahdollisuuksiin. Siksi moni yritys aloittaa katsomalla ensin, millaisia kilpailutuksia omalle toimialalle tulee.
Tähän voi käyttää maksutonta hakukatsausta, jos haluat ensin nähdä, millaisia osumia yrityksellesi löytyy.
Kysymyksiä aiheesta
Pitääkö kaikki dokumentit olla valmiina ennen seurantaa?
Ei välttämättä. Seurannan voi aloittaa jo ennen täydellistä valmistelua, mutta tarjouksen tekeminen helpottuu, kun perusasiat ovat kunnossa.
Voiko tarjoukseen osallistua, jos referenssejä on vähän?
Riippuu hankinnasta. Osa kilpailutuksista vaatii tietyn määrän referenssejä, osa voi olla kevyempiä.
Seuraava askel
Jos haluat kartoittaa sopivia julkisia hankintoja ennen valmistelutyön laajentamista, tutustu Hankintavahtiin.