Milloin julkiseen tarjouskilpailuun ei kannata osallistua?

Julkinen tarjouskilpailu voi olla yritykselle erinomainen väylä kasvuun: tilaukset ovat usein selkeästi määriteltyjä, maksukykyinen ostaja on tiedossa ja sopimukset voivat tuoda ennustettavuutta. Silti jokainen julkinen hankinta ei ole hyvä mahdollisuus – ja joskus paras päätös on jättää tarjous tekemättä.

Moni yritys huomaa tämän käytännössä vasta, kun aikaa on kulunut kymmeniä tunteja, kustannuksia on syntynyt ja lopputulos on “ei valittu”. Siksi olennaista on tarjouskilpailun arviointi jo varhaisessa vaiheessa: onko tämä meille, onko tässä järkeä ja pystymmekö tekemään kilpailukykyisen tarjouksen ilman että riskeeraamme katteen tai toimituskyvyn?

Tässä auttaa systemaattinen hankintailmoitusten seuranta ja esikarsinta. Kun Hankintavahti etsii ja seuloo yritykselle sopivia hankintoja, huomio siirtyy “kaiken selaamisesta” siihen, että arvioidaan vain aidosti relevantteja ilmoituksia. Palvelu ei lupaa varmaa voittoa, eikä se korvaa yrityksen omaa päätöksentekoa – mutta se voi säästää aikaa ja tehdä julkisista tarjouskilpailuista hallittavampia.

Alla on käytännönläheinen lista tilanteista, joissa julkiseen tarjouskilpailuun ei useimmiten kannata osallistua – sekä malli siihen, miten nopea esiarvio kannattaa tehdä.

Kaikki tarjouskilpailut eivät ole hyviä mahdollisuuksia

Julkiset hankinnat yritykselle näyttäytyvät joskus “varmana tilauksena”, koska prosessi on muodollinen ja ostaja on julkinen toimija. Todellisuudessa kilpailu voi olla kovaa, vaatimukset tiukkoja ja sopimusmallit sellaisia, että riskit jäävät pitkälti toimittajalle.

Hyvä nyrkkisääntö: jos et pysty perustelemaan osallistumista liiketoiminnallisesti (kate, kapasiteetti, strateginen hyöty, referenssit), tarjous jää helposti “varmuuden vuoksi” -projektiksi. Ja juuri ne projektit syövät eniten aikaa suhteessa hyötyyn.

1) Vaatimukset eivät osu ydinosaamiseen (tai osaamiseen tulee kalliita aukkoja)

Ensimmäinen punainen lippu on selkeä: jos hankinnan kohde ei ole yrityksen ydinpalvelua, tarjouksen tekeminen muuttuu nopeasti opetteluksi ja alihankintaketjujen rakentamiseksi. Se voi onnistua, mutta harvoin järkevällä katteella – varsinkin jos aikataulu on tiukka.

Kiinnitä huomiota erityisesti:

Pakollisiin vaatimuksiin (esim. sertifikaatit, luvat, tietoturvakäytännöt, referenssit, henkilöstön pätevyydet).
Toimitusmalliin: odotetaanko 24/7-valmiutta, varahenkilöjärjestelyjä, laajoja raportointeja tai tiettyjä työkaluja?
Sopimusehtoihin, jotka siirtävät riskin toimittajalle (esim. laajat sanktiot tai vastuut ilman realistista mahdollisuutta hallita niitä).

Jos huomaat jo alussa, että “tämä vaatii meiltä uutta osaamista” tai “tämä vaatii uuden kumppanin”, pysähdy arvioimaan: tuoko tämä strategista hyötyä vai onko kyse vain mahdollisuuden jahtaamisesta?

2) Aikataulu tekee laadukkaasta tarjouksesta mahdottoman

Tarjouksen tekeminen ei ole pelkkä hinnan antaminen. Usein tarvitaan suunnitelma, resursointi, riskienhallinta, mahdolliset liitteet ja tarkka vastaaminen vaatimuksiin. Jos aikaa on liian vähän, syntyy kaksi ongelmaa:

1. Tarjous jää puutteelliseksi ja putoaa pois muodollisista syistä.

2. Tarjous on liian varovainen, jolloin hinta nousee ja kilpailukyky heikkenee.

Jos tarjouspyyntö on laaja ja aikaa on vähän, kysy itseltäsi: pystymmekö tekemään tarjouksen, jonka takana oikeasti seisomme? Jos vastaus on “ehkä”, kannattaa usein säästää paukut seuraavaan.

3) Kate ei kestä – tai hinnoittelu on pakotettu liian alas

Yksi yleisimmistä syistä, miksi julkiseen tarjouskilpailuun ei kannata osallistua, liittyy kannattavuuteen. Julkisissa hankinnoissa hinnalla voi olla suuri painoarvo, ja kilpailu voi painaa hinnat tasolle, jolla riskit ja vaatimukset eivät enää kohtaa korvausta.

Tee nopea kannattavuustsekki:

Mitkä ovat suorat kustannukset (työ, materiaalit, alihankinta, logistiikka)?
Mitkä ovat epäsuorat kustannukset (hallinto, raportointi, projektinhallinta, vakuutukset)?
Mitä sopimus vaatii poikkeustilanteissa (varahenkilöt, viivästyssanktiot, reklamaatioprosessit)?
Onko kyseessä pitkä sopimus, jossa kustannukset voivat nousta, mutta hinnanmuutosmekanismi on heikko?

Jos et pysty hinnoittelemaan niin, että kate kestää myös yllätykset, tarjous on usein riski, ei mahdollisuus.

4) Kilpailutilanne on epäsuotuisa (ja sen voi nähdä jo etukäteen)

Kaikkea ei voi tietää ennakkoon, mutta usein voi tehdä perustellun arvion: onko kyseessä hankinta, jossa “vakiotoimittaja” on vahvoilla tai jossa vaatimukset suosivat tietynlaista toimijaa?

Merkkejä tästä voivat olla:

Erittäin yksityiskohtaiset vaatimukset, jotka tuntuvat kuvaavan tiettyä ratkaisua.
Referenssivaatimukset, jotka ovat poikkeuksellisen tarkkoja.
Laaja kokonaisuus, joka suosii suurta toimijaa, vaikka pienempi yritys voisi tehdä osan erinomaisesti.

Tämä ei tarkoita, etteikö kannattaisi joskus haastaa markkinaa. Mutta jos yrityksellä ei ole selkeää kilpailuetua tai erottuvaa ratkaisua, tarjous voi olla enemmän harjoitus kuin realistinen voittomahdollisuus.

5) Tarjouspyyntö on epäselvä – eikä kysymyksillä saa siihen tolkkua

Hyvä tarjouspyyntö on yksiselitteinen: mitä ostetaan, millä ehdoilla, miten vertaillaan ja mitä liitteitä vaaditaan. Jos taas huomaat, että:

kohde on kuvattu ympäripyöreästi
vertailuperusteet ovat tulkinnanvaraisia
sopimusehdoissa on ristiriitoja
tai kysymyksiin vastataan ylimalkaisesti

…riski kasvaa. Epäselvä hankinta voi johtaa siihen, että tarjoajat hinnoittelevat eri asioita, ja lopputulos on arvaamaton. Tällöin tarjouskilpailun arviointi kannattaa tehdä erityisen kriittisesti: onko tässä mahdollisuus vai miinakenttä?

6) Resurssit eivät riitä – ja se näkyy viimeistään sopimuskaudella

Tarjous voidaan voittaa myös liian halvalla tai liian optimistisella resursoinnilla. Se on lyhyellä tähtäimellä “onnistuminen”, mutta pitkässä juoksussa se voi kuormittaa henkilöstöä, heikentää laatua ja syödä muuta liiketoimintaa.

Arvioi realistisesti:

Onko meillä nimetty vastuuhenkilö ja varahenkilö?
Pystymmekö toimittamaan myös lomakausina ja ruuhkahuipuissa?
Mitä muuta meiltä jää tekemättä, jos tämä voitetaan?

Jos toimituskyky on epävarma, parempi päätös voi olla odottaa sopivampaa hankintaa tai tarjota vain, jos hankinta sallii rajauksen (esim. osatarjoukset).

7) Tarjouksen tekeminen vie liikaa aikaa suhteessa mahdolliseen hyötyyn

Tarjouksen tekeminen on investointi. Jos tarjous vaatii kymmeniä tunteja ja voittotodennäköisyys on pieni, kustannus on usein parempi käyttää myyntiin, nykyasiakkaisiin tai toiseen kilpailutukseen, jossa sopivuus on parempi.

Tässä kohtaa prosessi ratkaisee: kun sopivia hankintoja löytyy säännöllisesti ja seulonta toimii, yritys voi valita “parhaat pelikentät” sen sijaan, että jokainen ilmoitus käynnistää paniikkityön.

Jos haluat ensin varmistaa, millaisia kilpailutuksia juuri teidän toimialallanne tyypillisesti julkaistaan ja mitä niistä kannattaisi poimia seurantaan, ilmainen hakukatsaus on luonteva tapa aloittaa kartoitus.

Miten nopea esiarvio säästää aikaa: 15 minuutin malli

Nopea esiarvio ei tarkoita hutilointia – vaan sitä, että päätät ajoissa, mihin käytät syvällisen työajan. Tässä kevyt malli, joka toimii monelle:

1) Pakolliset vaatimukset (3-5 min)

Täyttyvätkö kaikki “pitää olla” -kohdat?
Jos ei, voiko puute korjaantua realistisesti määräajassa?

2) Kannattavuus ja riskit (5 min)

Onko hintatasoarvio järkevä?
Onko sopimusehdoissa poikkeuksellisia riskejä?

3) Resurssit ja aikataulu (3-5 min)

Ehtiikö tarjouksen tehdä kunnolla?
Ehtiikö toimituksen tehdä kunnolla?

4) Kilpailuetu (2 min)

Miksi juuri me voittaisimme?
Onko meillä selkeä erottuva tekijä (laatu, menetelmä, vasteaika, referenssit, paikallisuus, kustannustehokkuus)?

Jos vähintään kaksi neljästä kohdasta näyttää heikolta, kannattaa yleensä jättää väliin – tai vähintään rajata osallistuminen (esim. osatarjous), jos se on sallittua.

Hankintailmoitusten seuranta ja seulonta: miksi se ratkaisee arjen

Moni yritys ajattelee, että suurin työ on tarjouksen kirjoittaminen. Käytännössä suuri osa ajasta voi kulua jo siihen, että etsitään ilmoituksia, luetaan niitä läpi ja yritetään päätellä, ovatko ne relevantteja.

Kun tarjouskilpailujen seuranta on systemaattista ja ilmoituksista saadaan selkeä yhteenveto, päätöksenteko helpottuu:

yritys näkee nopeasti, mihin kannattaa reagoida
aikaa ei kulu ilmoituksiin, jotka eivät täytä peruskriteerejä
tarjouskilpailun arviointi muuttuu toistettavaksi prosessiksi, ei fiilispohjaiseksi arpapeliksi

Tämän tyyppisessä tekemisessä arvo syntyy nimenomaan siitä, että huomio kohdistuu oikeisiin mahdollisuuksiin. Se ei takaa voittoa, mutta se parantaa todennäköisyyttä, että käytetty työaika on järkevästi sijoitettua.

Kysymyksiä aiheesta

Mistä tiedän nopeasti, milloin tarjouskilpailuun ei kannata osallistua?

Kun pakolliset vaatimukset eivät täyty, aikataulu on epärealistinen tai kannattavuus ei kestä, päätös on usein selvä. Jos taas epävarmuus liittyy kilpailutilanteeseen tai vertailuperusteisiin, tee 15 minuutin esiarvio ja päätä sen pohjalta.

Voiko julkisissa hankinnoissa osallistua “opiksi”, vaikka ei olisi paras ehdokas?

Voi, mutta tee se tietoisesti. Jos tavoitteena on oppia prosessia tai kerätä referenssejä, määritä etukäteen, paljonko aikaa käytät ja mitä haluat oppia. Muuten “opiksi” muuttuu helposti kalliiksi tavaksi.

Mikä on suurin ajansäästö julkisissa tarjouskilpailuissa?

Se, että et käytä aikaa kaikkeen. Kun sopivat kilpailutukset löytyvät ja huonosti sopivat karsiutuvat aikaisin, tarjousten tekeminen kohdistuu sinne, missä mahdollisuus ja liiketoimintahyöty kohtaavat.

Seuraava askel

Jos julkiset hankinnat yritykselle tuntuvat kiinnostavilta, mutta ilmoitusten määrä ja seulonta vievät liikaa aikaa, kannattaa aloittaa kevyesti: pyydä ensin kartoitus siitä, millaisia teille sopivia kilpailutuksia markkinassa on ja miten niitä kannattaisi seurata. Tarvittaessa voit myös kysyä suoraan tilanteestanne ja siitä, millainen seuranta- ja esikarsintamalli palvelisi teitä parhaiten yhteydenoton kautta.